「申請しておいて」と、頼むだけ。
領収書を撮って送れば、AIが手書き文字まで読み取ります。足りない情報は対話で確認し、申請先の候補も提示。複雑な申請画面の操作を覚える負担を減らします。
ワークフローは有償アドオンです。SmartOpsの基盤機能は0円で利用でき、既存の申請規程に合わせた設定をご相談いただけます。
Why It Fails
なぜ、ワークフローは使われなくなるのか申請の種類によっては利用頻度が低く、使うたびに操作方法や申請先を確認する負担が生まれます。申請そのものより、申請方法を思い出すことに手間がかかる状態を減らすことが重要です。
たまにしか使わないから、操作を覚えていられない
年に数回の申請のために、毎回どこから入るのかを思い出すところから始まります。結局、隣の人に聞くか、紙とメールに戻ってしまう。
申請書が何十種類もあり、どれを選ぶか分からない
経費、交際費、出張、稟議、購買、休暇。似た名前の申請書が並び、選び間違えれば差し戻し。選ぶ段階ですでに負担になっています。
承認者が誰なのか、申請者には分からない
組織変更、兼務、代理承認。ルートを自分で選ぶ設計では、間違いが起きます。管理部門への「誰に出せばいいですか」という問い合わせが減りません。
差し戻しの往復で、日数が溶けていく
添付漏れ、記載不足、規程違反。承認者が気づいて差し戻し、申請者が直して再提出。やり取りが増えるほど、決裁までの時間も延びていきます。
The Shift
画面を操作するのではなく、人に頼むこれまでのワークフローは、申請者に「システムの使い方を学ぶこと」を求めてきました。SmartOps ワークフローは、その前提を変えます。部下や同僚に頼むように話しかけながら、申請を進められます。
画面を操作する
- Close PCを立ち上げて専用システムにログイン
- Close 大量の申請書一覧から適切なフォームを探す
- Close 領収書を見ながら手入力＆ファイル添付
- Close 複雑な承認ルートを自分で選択・確認
頼むだけ
- check スマホに向かって声やチャットで伝えるだけ
- check AIが画像を解析し、不足項目だけを対話で質問
- check 組織情報から最適な承認者を自動セット
- check 内容を確認してタップするだけで完了
What AI Handles
AIが引き受けること申請者がやっていた面倒な作業を、ひとつずつ肩代わりします。
Built to Fit
管理部門の方へ｜自社の運用に合わせられます対話で申請できることと、統制が効いていることは両立します。
承認フローは自社の規程どおりに構築でき、条件による分岐も設定できます。
フローを自社の運用に合わせて構築
申請の種類ごとに、承認の段数と経路を設定できます。既存の規程をもとに設定し、複雑な条件については再現可否を確認しながら構築できます。
金額や部署による分岐
10万円未満は部長決裁、それ以上は本部長を経由。部署や科目による分岐も設定できます。例外運用のために紙が残る状態を減らせます。
組織情報とつながっている
承認者はSmartOpsの組織・承認者情報を参照します。人事異動を組織側で反映すれば、申請ごとにルートを組み直す作業が減ります。
どこで止まっているかが見える
申請の滞留状況を一覧で確認できます。誰の手元で止まっているのかが分かるため、催促の連絡が個人任せになりません。
What's Different
紙・既存ワークフローとの違い既存のワークフローSaaSも、電子化と統制を目的とする点は共通です。SmartOpsとの違いは申請者に何を要求するかです。
| 比較項目 | 紙・メール | 既存のワークフローSaaS | SmartOps ワークフロー |
|---|---|---|---|
| 申請の方法 | 手書き・転記 | フォームに入力 | 会話で依頼 |
| 申請時の操作負担 | 手書き・転記が必要 | フォーム操作が中心 | 会話中心で負担を抑える |
| 領収書の転記 | 手入力 | 手入力 | AI-OCRが自動読み取り （手書きも対応） |
| 申請書の選択 | 自分で判断 | 一覧から選択 | AIが判断して提案 |
| 記載漏れの防止 | 承認者が目視 | 必須項目チェック | 提出前にAIが対話で確認 |
| 承認者の特定 | 自分で判断 | ルート設定に依存 | 組織情報から自動提案 |
| 電子的な統制・履歴 | 残らない | 残る | 残る |
※ 上表は製品カテゴリーごとの一般的な傾向を示したものであり、個別製品を評価するものではありません。
How to Start
はじめ方全社一斉に切り替える必要はありません。よく使う申請ひとつから始めて、うまくいったものから広げてください。
SmartOpsの基盤情報を整える
社員・組織・承認者の情報をSmartOpsに登録します。SmartOpsの基盤機能は0円で利用でき、ここにある情報がワークフロー設定の土台になります。
申請をひとつ、フロー化
まずは対象にする申請をひとつ選びます。既存の規程と承認段数をもとにフローを設定します。
一部署で試してから広げる
まず1部署で運用し、差し戻しの発生状況を確認します。問題なければ、次の申請種別へ順次広げてください。
ワークフローだけを、
小さく足すことができます。
SmartOpsは必要な機能だけをアドオンで追加できます。ワークフローは有償アドオンとして追加でき、後から労務管理や人事評価へ広げることもできます。
社員管理・組織図・スケジュール・ToDo・お知らせなどのSmartOps基盤機能は0円で利用できます。ワークフローを使う場合は、有償アドオンを追加します。
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checklist
必要なもの 社員・組織・承認者の情報
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do_not_disturb_on
不要なもの 既存規程の変更、全社一斉の切り替え
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payments
費用 SmartOps基盤機能は0円／ワークフローは有償アドオン
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verified_user
セキュリティ ISO 27001*／ISO 9001*／JIS Q 15001* 取得済*安心してご利用いただくため、情報セキュリティ・品質・個人情報保護の管理体制を整備しています。
Questions
初回のご相談で実際によくいただく質問です。
Q. AIが内容を間違えて申請してしまいませんか。 expand_more
Q. 会話で申請すると、統制が緩くなりませんか。 expand_more
Q. 手書きの領収書でも読み取れますか。 expand_more
Q. 今の承認ルールが複雑なのですが、再現できますか。 expand_more
Q. 会計システムや経費精算システムとの連携は。 expand_more
Q. ITに不慣れな社員でも使えますか。 expand_more
SmartOpsの基盤から整えて、
ワークフローを追加。
SmartOpsの基盤機能は0円で利用できます。ワークフローは有償アドオンとして追加するサービスです。自社の申請規程や運用に合わせられるか、まずはご相談ください。