勤怠管理をExcelからシステムに移行する方法｜法令のポイントと手順
出勤簿をExcelで管理し、月末に打刻漏れを確認して、残業時間を手作業で集計する。人数が増えるほど、勤怠の締め作業は担当者の大きな負担になります。さらに、労働時間の把握や時間外労働の上限、有給休暇の取得義務など、勤怠に関わる法令への対応も求められます。
本記事では、Excelの勤怠管理をシステムに移行する方法を、厚生労働省のガイドラインや法令にもとづく押さえておきたいポイントとあわせて解説します。移行の5ステップと、勤怠管理システムの選び方もまとめます。
勤怠管理をExcelからシステムに移すには何から始めればよいか？
まず、いまの就業ルール（勤務時間、休憩、休日、締め日、残業の扱い）と、Excelで行っている作業を書き出します。そのうえで、打刻、申請・承認、集計、給与計算への受け渡しの順にシステムへ置き換え、1回の締めを並行運用で確かめてから切り替えると失敗を防げます。
- 打刻：出退勤や休憩をPCやスマートフォンで記録し、Excelへの手入力をなくす
- 申請・承認：打刻の修正や休暇の申請をオンラインで受け付け、承認結果を勤怠に反映する
- 集計：所定内・時間外・休日・深夜の労働時間を自動で区分して集計する
- 受け渡し：確定した勤怠データを、給与計算ソフトにCSVなどで渡す
Excelの勤怠管理で起きやすい課題
| 課題 | 起きること |
|---|---|
| 手入力と転記 | 打刻やタイムカードの内容をExcelに書き写す作業が毎月発生し、転記ミスも起きやすい |
| 集計の手間 | 時間外・休日・深夜の区分や、月の合計の計算を手作業や関数で行い、確認に時間がかかる |
| 申請の管理 | 打刻の修正や休暇の申請が紙やメールに分かれ、承認の状況が分かりにくい |
| 上限や取得状況の把握 | 時間外労働の合計や有給休暇の取得日数を、締めの後でないと確認しにくい |
| ファイルの管理 | 最新版がどれか分からなくなる、数式が壊れる、担当者しか触れないといった属人化が起きる |
Excelでも勤怠を管理することはできますが、人数や勤務形態が増えるほど、集計と確認の負担は大きくなります。また、時間外労働や有給休暇の状況を締めの前に把握しにくい点も課題です。
勤怠管理で押さえておきたい法令のポイント
勤怠管理では、労働時間を客観的な方法で把握して記録すること、記録を一定期間保存すること、時間外労働の上限と年5日の有給休暇の取得義務を守ることが基本です。システムを選ぶときも、これらに対応しやすいかを確認します。
1．労働時間の客観的な把握
厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（平成29年1月20日）では、使用者は労働日ごとに始業・終業時刻を確認し、記録することとされています。確認の方法は、使用者が自ら現認するか、タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎とするのが原則です。
自己申告制で行わざるを得ない場合は、本人や管理者への十分な説明、必要に応じた実態調査と補正などの措置が求められます。入退場の記録やパソコンの使用時間と申告に著しい乖離がある場合は、実態を調べて補正します。また、申告できる時間外労働の上限を設けるなど、適正な申告を妨げる措置は講じてはならないとされています。
なお、このガイドラインの対象から除かれる管理監督者なども、労働安全衛生法にもとづく「労働時間の状況の把握」の対象です。労働安全衛生規則では、タイムカードやパソコンの使用時間の記録などの客観的な方法その他の適切な方法で把握し（客観的な方法や現認が原則）、記録を3年間保存することとされています。
2．記録の保存期間
出勤簿やタイムカードなどの労働時間の記録は、労働基準法109条にもとづいて保存が必要な書類にあたります。保存期間は原則5年で、経過措置により当分の間は3年とされています。賃金台帳には、労働日数や労働時間数、時間外・休日・深夜の労働時間数も記入します。
3．時間外労働の上限規制
時間外労働をさせるには36協定を結んで届け出る必要があり、上限は原則として月45時間・年360時間です。臨時的な特別の事情がある場合（特別条項）でも、時間外労働は年720時間以内とし、月45時間を超えられるのは年6か月までです。また、特別条項の有無にかかわらず、時間外労働と休日労働の合計は月100時間未満、2〜6か月の平均80時間以内にする必要があります。2024年4月からは、建設の事業や自動車運転の業務、医師などにも、それぞれの上限が適用されています。
4．年5日の年次有給休暇の取得義務
法定の年次有給休暇が年10日以上付与される労働者（管理監督者を含む）には、そのうち5日について、基準日から1年以内に時季を指定して取得させる必要があります。本人が請求して取得した日数や計画的付与の日数は、5日から差し引きます（その分は時季指定の必要がありません）。労働者ごとに、取得の時季・日数・基準日を記録した年次有給休暇管理簿も作成し、保存します。
5．労働時間の端数の扱い
厚生労働省の「確かめよう労働条件」では、労働時間は1分単位で扱うのが原則で、1日ごとに端数を切り捨てることはできないとしています。1か月の時間外労働などの合計に1時間未満の端数がある場合に、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる処理は認められています。システムの端数設定を決めるときの参考にしてください。
Excelから勤怠管理システムに移行する5つのステップ
ステップ1：就業ルールといまの作業を書き出す
勤務時間、休憩、休日、締め日、時間外・深夜・休日の扱い、勤務形態（固定時間、シフト、変形労働時間制など）を一覧にします。あわせて、Excelで行っている入力・集計・確認の作業を書き出し、システムで置き換える範囲を決めます。
ステップ2：社員と組織の情報を整える
所属、雇用形態、勤務形態、承認者など、勤怠の設定に必要な社員情報を最新の状態にします。システムに一括で取り込めるよう、CSVなどの形式に整えておきます。
ステップ3：システムにルールを設定する
ステップ1で書き出したルールを、システムの勤務時間・休日・締め日などの設定に反映します。打刻の修正や休暇の申請の承認者もこの段階で決めます。
ステップ4：1回の締めを並行運用で確かめる
最初の1か月は、Excelとシステムの両方で集計し、結果を見比べます。時間外労働の区分や端数の扱いに差がないか、給与計算ソフトにデータを正しく渡せるかを確認します。
ステップ5：本番に切り替え、運用ルールを周知する
並行運用で問題がなければ本番に切り替えます。打刻の方法、修正の申請方法、締めの期限を社員に周知し、打刻漏れや未承認の申請を締めの前に確認する流れを定着させます。
勤怠管理システムの選び方
自社の就業ルールを設定できるか、打刻と申請・承認が使いやすいか、時間外労働などを自動で区分して集計できるか、給与計算ソフトへ受け渡せるか、社員情報やほかの人事業務とつながるかの5点で選びます。
- 就業ルールへの対応：勤務時間、休日、休憩、締め日、勤務形態を自社の運用に合わせて設定できるか
- 打刻と申請：PCやスマートフォンで打刻でき、修正や休暇の申請をオンラインで承認できるか
- 自動集計：所定内・時間外・休日・深夜の労働時間を区分して集計し、打刻漏れや未承認を確認できるか
- 給与計算への受け渡し：確定した勤怠をCSVなどで出力できるか、使っている給与計算ソフトの形式に合うか
- 社員情報との連動：入社・退職・異動が勤怠の設定に反映されるか、ほかの人事業務と同じ社員情報で扱えるか
有給休暇の残数管理や、時間外労働の上限に近づいたときのアラートなど、法令対応を支える機能の有無も、製品ごとに確認してください。人事労務システム全体の比較は「中堅企業向け人事労務システム5選を比較」で解説しています。
SmartOpsの勤怠管理
SmartOpsの勤怠管理は、月額100円／アカウント（2026年11月時点）で利用できるアドオンです。毎日の打刻から月末の確定まで、勤怠管理に必要な基本機能をそろえています。
- PC・スマホ打刻：出退勤と休憩を記録し、勤務パターンや勤務形態も管理できます。
- 申請・承認：打刻の修正や休暇の申請をオンラインで行い、承認結果を勤怠情報に反映します。
- 労働時間の自動集計：所定内・時間外・休日・深夜などの労働時間を区分して集計します。
- 月次確定・CSV出力：打刻の不備や未承認の申請を確認し、確定した勤怠をCSVで出力できます。給与額の計算や給与ソフト固有の形式への対応、給与システムとのAPI連携は別途見積もりです。
- 自社ルールの設定：勤務時間・休日・休憩・締め日などを、会社の運用に合わせて設定できます。
- スケジュール連携：勤怠管理で登録した休暇予定を、SmartOpsのスケジュールに自動で反映します。
有給休暇の付与・残数管理は「リリース予定」の機能として案内されています。また、AIとの対話による申請は、公式ページではコンセプトを示すサンプルとされており、対応範囲は相談時に案内されます。SmartOpsの基本機能（社員管理・組織図・スケジュール・ToDo・お知らせ・会社情報）は無料で、勤怠管理アドオン1つの契約で継続して利用できます。初期費用や最低契約期間はありません。
勤怠管理のExcelからの移行に関するよくある質問
Q1．勤怠管理をExcelからシステムに移すには何から始めればよいですか？
まず就業ルールと、Excelで行っている入力・集計・確認の作業を書き出します。そのうえで社員情報を整え、システムにルールを設定し、1回の締めをExcelと並行運用で確かめてから本番に切り替えます。
Q2．Excelで勤怠管理をしても法律上問題はありませんか？
Excelでの管理そのものが禁止されているわけではありません。ただし、厚生労働省のガイドラインでは、始業・終業時刻を使用者の現認やタイムカード、パソコンの使用時間の記録などの客観的な記録を基礎として確認・記録することが原則とされています。自己申告に頼る場合は、実態調査などの措置が必要です。
Q3．勤怠の記録は何年保存する必要がありますか？
出勤簿やタイムカードなどの労働時間の記録は、労働基準法109条にもとづき原則5年で、経過措置により当分の間は3年保存します。労働安全衛生法にもとづく労働時間の状況の記録も、3年間の保存が必要です。
Q4．時間外労働の上限は何時間ですか？
原則として月45時間・年360時間です。特別条項を結んだ場合でも年720時間以内とし、月45時間を超えられるのは年6か月までです。また、特別条項の有無にかかわらず、時間外労働と休日労働の合計は月100時間未満、2〜6か月の平均80時間以内にする必要があります。
Q5．有給休暇の年5日の取得義務とは何ですか？
法定の年次有給休暇が年10日以上付与される労働者に、そのうち5日を基準日から1年以内に取得させる義務です。管理監督者も対象です。年次有給休暇管理簿の作成も必要で、保存期間は原則5年（当分の間3年）です。
Q6．勤怠管理システムと給与計算ソフトは連携できますか？
一般に、確定した勤怠をCSVなどで出力して給与計算ソフトに渡せる製品が多くあります。SmartOpsの勤怠管理も、確定済みの勤怠をCSVで出力できます。給与額の計算や給与ソフト固有の形式への対応、給与システムとのAPI連携は別途見積もりです。
Q7．SmartOpsの勤怠管理の料金はいくらですか？
勤怠管理アドオンは月額100円／アカウントです（2026年11月時点）。初期費用や最低契約期間はなく、勤怠管理アドオン1つの契約で、社員管理やスケジュールなどの基本機能も継続して利用できます。
まとめ｜勤怠管理の移行は「ルールの整理」と「並行運用」で確実に
Excelの勤怠管理をシステムに移すときは、まず就業ルールと現在の作業を整理し、打刻、申請・承認、集計、給与計算への受け渡しの順に置き換えます。最初の締めをExcelと並行して確かめることで、集計の差や設定の漏れを本番前に見つけられます。
あわせて、労働時間の客観的な把握、記録の保存、時間外労働の上限、年5日の有給休暇の取得義務といった法令のポイントに対応しやすいかも確認してください。法令の詳細や最新の情報は、厚生労働省の資料で確認しながら進めてください。
※制度の内容は、2026年11月時点の厚生労働省の資料と法令（e-Gov法令検索）にもとづきます。SmartOpsの機能・料金は同時点の公式サイトの記載にもとづきます。
出典：厚生労働省 労働時間の適正な把握のためのガイドライン、ガイドライン本文、時間外労働の上限規制 わかりやすい解説、働き方改革特設サイト 時間外労働の上限規制、働き方改革特設サイト 年次有給休暇の時季指定、確かめよう労働条件 労働時間・賃金の端数処理、労働基準法（e-Gov法令検索）、労働安全衛生規則（e-Gov法令検索）、SmartOps 勤怠管理、SmartOps 人事管理、SmartOps