社員名簿はExcel、雇用契約書は紙、資格情報は別のファイル、異動履歴は人事担当者しか分からない。
社員数が増えるにつれて、このように人事情報が複数の場所へ分散していないでしょうか。
人事情報の一元管理とは、社員の基本情報、所属・役職、雇用情報、異動履歴、経歴・スキルなどを一つの場所に集約し、必要な情報を必要なときに確認・更新できる状態にすることです。
重要なのは、単にExcelをクラウドへ移すことではありません。
「探す」
→「確認する」
→「転記する」
→「複数のファイルを更新する」
という人事担当者の日常的な作業そのものを減らすことが、人事情報を一元管理する目的です。
本記事では、Excelや紙に分散した社員情報で起きやすい問題から、人事情報を一元管理する方法、人事管理システムを選ぶポイントまで分かりやすく解説します。
人事情報の一元管理とは、社員に関するさまざまな情報を複数のExcelや紙、共有フォルダなどへ分散させず、一つの管理基盤へまとめることです。
例えば、企業では次のような情報を管理しています。
社員の基本情報
氏名、社員番号、生年月日、住所、連絡先など
雇用情報
入社日、雇用形態、所属部署、役職など
人事情報
異動履歴、役職変更、退職情報など
経歴・スキル情報
職歴、保有資格、スキルなど
労務関連情報
勤怠や各種手続きに必要となる情報など
こうした情報が複数のファイルに分かれていると、社員情報が変更されるたびに複数の場所を更新する必要があります。
一方、一元管理されていれば、社員を起点として必要な情報へアクセスしやすくなります。つまり、人事情報の一元管理は、
「ファイルを管理する」から「社員を中心に情報を管理する」
への転換ともいえます。
人事情報が分散する最大の理由は、業務ごとに管理方法が追加されていくためです。企業が小さいうちは、Excelでも十分に管理できます。
例えば、
社員名簿.xlsx
資格管理.xlsx
緊急連絡先.xlsx
異動履歴.xlsx
入社手続き.xlsx
といった形です。
ところが、社員数が増え、組織変更や入退社が増えてくると、同じ社員の情報が複数のファイルへ存在するようになります。
さらに、
「このファイルは総務担当者が管理」
「給与関連は別の担当者」
「昔の異動情報は紙で保管」
「最新版は共有フォルダにあるはず」
といった状態が積み重なります。Excel自体に問題があるわけではありません。
問題になるのは、社員情報が増え、変更頻度が高くなったにもかかわらず、複数ファイルを人が更新し続けなければならない状態です。
SmartOpsの人事管理ページでも、中小企業では社員情報が複数ファイルに分かれることで、異動や連絡先変更のたびに確認・更新箇所が増え、担当者の負担や属人化につながる問題を挙げています。
Excel管理で起こりやすいのが、ファイルの複製です。
例えば、
「社員名簿_最新版.xlsx」
「社員名簿_最新版_修正版.xlsx」
「社員名簿_最新版_最終.xlsx」
といったファイルが増えていくと、どれが正式な情報なのか判断しにくくなります。人事情報は、社員の入社・異動・昇格・住所変更・退職などによって継続的に変化します。
そのため、「最新情報がどこにあるのか」を明確にすることが重要です。
社員が入社すると、
社員名簿
組織図
緊急連絡先
勤怠管理
各種申請
など、複数の場所へ同じ情報を登録するケースがあります。これは入力作業を増やすだけではありません。
一つのファイルだけ更新を忘れると、
「システムによって所属部署が違う」
といったデータの不整合につながります。
「○○さんの入社日は？」
「この資格を持っている社員は？」
「現在この部署には何人いる？」
このような質問に答えるために複数のExcelを開いているのであれば、人事担当者は情報を管理することよりも、情報を探すことに時間を使っています。
情報が一元化されていれば、社員や条件から必要な情報を探しやすくなります。
人事情報の保存場所や更新方法を特定の担当者しか知らない状態も注意が必要です。
「○○さんに聞かないと分からない」
という状態では、その担当者が休職・異動・退職したときに業務が止まる可能性があります。人事情報の一元管理には、情報だけでなく、その管理方法を標準化するという意味もあります。
人事部門が扱う情報には、住所、連絡先、給与関連情報など重要な個人情報が含まれます。共有フォルダへ複数のExcelを保存している場合、「誰がどの情報を閲覧できるのか」を管理することも複雑になります。
人事管理システムを利用する場合は、単に情報を集約できるだけでなく、アクセス権限やセキュリティ機能を確認することが重要です。
人事情報を一元管理する目的は、「人事システムを導入すること」ではありません。日常業務をシンプルにすることです。
例えば、従来、
社員を探す
→ Excelを開く
→ 最新版か確認する
→ 情報を修正する
→ 別のExcelも修正する
→ 組織図も修正する
という作業を行っていたとします。
一元管理された環境では、
社員を検索する
→ 情報を確認する
→ 必要な情報を更新する
というシンプルな流れへ変えられます。
一つひとつは小さな作業でも、社員数や変更回数が増えるほど差は大きくなります。
SmartOpsでも、社員情報を一つの場所にまとめ、所属部署・役職・契約形態・連絡先・異動・退職などを管理できる設計になっています。
正しい情報の保管場所を一つにすることで、「どれが最新版なのか」を確認する作業を減らせます。
社員情報を共通の基盤として利用すれば、業務ごとに同じ情報を何度も登録する状態を減らせます。
適切な権限を設定したうえで情報を共有すれば、「人事担当者に聞かなければ分からない」という状態を減らせます。
異動や組織変更が発生した際も、社員情報と組織情報がつながっていれば管理しやすくなります。
社員情報は、人事・労務業務の基礎データです。
社員情報が整っていれば、その後、
勤怠管理
→ 入退社管理
→ 人事評価
→ ワークフロー
→ サーベイ
などへ業務を広げやすくなります。
人事情報の一元管理は、最初からすべての人事業務をデジタル化する必要はありません。
むしろ、段階的に進める方が現実的です。
まず、どこに何の情報があるのかを確認します。
例えば、
社員名簿
組織図
雇用情報
資格一覧
異動履歴
緊急連絡先
などです。
ここではシステムを選ぶ前に、現在どのような情報を管理しているのかを把握することが重要です。
次に、同じ情報が複数のファイルへ登録されていないか確認します。
例えば「所属部署」が社員名簿・組織図・勤怠管理など複数の場所に存在していれば、更新漏れが起こる可能性があります。
どこにある情報を正式な社員情報として扱うのかを決めます。
一元管理では、
「この社員情報を見れば現在の正しい情報が分かる」
という状態をつくることが重要です。
現在利用しているExcelの項目を整理し、人事管理システムへ移行します。SmartOpsでは、現在利用しているExcel名簿を指定フォーマットに合わせて整形し、インポートして社員情報を登録できます。
社員情報を一元化したからといって、すぐにすべての業務を変更する必要はありません。
まず社員情報を管理し、
社員情報
→ 組織図
→ スケジュール
→ 勤怠
→ 入退社
→ 評価
というように、自社の課題に合わせて広げていく方法があります。
氏名や所属だけではなく、雇用情報、異動履歴、資格・スキルなど、自社が必要とする情報を管理できるか確認します。
初期登録に大きな作業が必要になると、導入そのものが負担になります。既存データをインポートできるか確認しましょう。
社員情報と組織情報が別々では、異動のたびに両方を修正する必要があります。社員情報と組織図が連携できるかも重要です。
人事情報には機密性の高い情報が含まれます。部署・役職・担当者などに応じて、閲覧できる情報を制御できることが重要です。
特に中小企業では、システム導入専任の担当者を置けないケースがあります。初期設定や日々の運用にどの程度の専門知識が必要なのか確認します。
現在は社員管理だけで十分でも、将来は勤怠・入退社・人事評価などが必要になるかもしれません。最初からすべての機能を契約するのではなく、必要になったときに機能を追加できるかも重要です。
社員数が少ない企業では、「まだExcelで十分ではないか」と考えることもあるでしょう。実際、人数が少なく、情報変更も少ない段階ではExcelで十分に管理できるケースがあります。重要なのは、社員数そのものではありません。
判断基準は、
・複数のExcelへ同じ情報を入力している
・最新版を探すことがある
・担当者しか保存場所を知らない
・組織変更のたびに複数ファイルを修正している
・必要な情報をすぐに検索できない
といった問題が起きているかどうかです。こうした状態が増えてきたら、人事情報の管理方法を見直すタイミングと考えられます。
人事DXというと、
「大規模な人事システムを導入する」
「すべての人事業務を一度に変更する」
と考えがちです。
しかし、人事情報の一元管理だけでも人事DXの第一歩になります。なぜなら、社員情報は多くの人事・労務業務の土台だからです。
社員情報が整う→ 組織情報が整う→ 勤怠・入退社などとつながる→ 人事評価へ活用する→ 人事データを業務改善へ活用する
という順番で段階的に進めることができます。
既存のSmartOps Blogでも、少人数組織では高機能さだけではなく、導入・運用負荷が小さく、必要な業務から始められることが重要だと説明しています。
SmartOps 人事管理では、人事管理の基本となる社員情報を一つの場所で管理できます。
入社時の登録から、
所属部署
役職
契約形態
連絡先
異動
退職
経歴・スキル
などの情報を社員単位で整理できます。さらに基本機能として、社員情報だけでなく、
組織図
スケジュール
ToDo
社内お知らせ
セキュリティ設定
なども提供されています。
社員情報を登録した後は、必要に応じて勤怠管理、入退社管理、人事評価などのアドオンへ業務を広げられるため、最初からすべての機能を導入する必要はありません。
つまり、
「人事システムを導入する」
ことから始めるのではなく、
「まず社員名簿を一つにする」
ところから始められます。
社員の基本情報、所属・役職、雇用情報、連絡先、異動履歴、経歴・スキルなどを、複数のExcelや紙ではなく、一つのシステムでまとめて管理することです。情報の保管場所を統一することで、検索や更新、確認をしやすくします。
社員数や管理項目が少ない段階ではExcelでも管理できます。ただし、ファイルが増えると最新版の確認、複数ファイルへの転記、更新漏れ、アクセス権限などの管理が複雑になりやすいため、運用負荷が増えた段階で一元管理を検討するとよいでしょう。
一般的には社員の基本情報、所属、役職、雇用形態、連絡先、異動履歴、資格・スキルなどを管理します。SmartOpsでは、個人情報、雇用情報、労務情報、経歴・スキル、福利厚生・健康などを整理して管理できます。
必ずしも大規模な人事システムを導入する必要はありません。ただ、少人数でも社員情報がExcel、紙、メール、共有フォルダなどに分散している場合、一元管理することで「探す・確認する・転記する」といった日常的な作業を減らせます。
システムによって方法は異なります。SmartOpsでは、現在使用しているExcel名簿を指定フォーマットに合わせて整え、インポートして社員情報を登録できます。既存データをすべて手入力し直す必要はありません。
無料プランや基本機能を無償提供する人事管理サービスがあります。SmartOpsでは、社員情報、組織図、スケジュール、ToDo、お知らせ、セキュリティ設定などの基本機能に利用料を設定していません。継続利用にはアドオンを1つ以上契約する必要があります。
サービスによってセキュリティ対策が異なるため、アクセス権限、認証、操作記録、IPアドレス制限などを確認することが重要です。SmartOpsではIPアクセス制限、SSO、セキュリティグループによる権限制御などに対応しています。
人事管理は社員情報、組織、配置、評価、スキルなど「人材」に関する管理を広く扱います。一方、労務管理は勤怠、入退社手続き、休暇、年末調整など、雇用や労働に伴う実務を中心に扱います。両方の情報を連携できると、同じ社員情報を複数のシステムへ入力する負担を減らしやすくなります。
必要な社員情報を探す時間を減らし、更新箇所を集約できることが大きなメリットです。また、所属変更や連絡先変更などを一元的に管理することで、複数ファイル間の情報不一致や更新漏れを防ぎやすくなります。
最初からすべての人事業務をシステム化する必要はありません。まず現在管理しているExcelや紙の社員情報を整理し、「どこに・どの情報が・誰によって管理されているか」を確認します。そのうえで、社員名簿など基本情報から一つのシステムへ集約すると進めやすくなります。
人事情報の一元管理で重要なのは、Excelや紙をなくすこと自体ではありません。
目的は、社員情報を探したり、同じ情報を何度も転記したり、どれが最新版なのか確認したりする業務を減らし、**「必要な社員情報を、必要なときに確認できる状態」**をつくることです。
まず社員情報を一つの場所に集約することで、その情報を基盤として、組織管理、勤怠、入退社、人事評価、各種申請など、次の人事DXにもつなげやすくなります。
大規模な人事システムを一度に導入するのではなく、社員情報の一元管理から小さく始め、必要な業務へ段階的に広げるのも一つの方法です。
SmartOps 人事管理では、社員情報や組織図など、人事管理に必要な情報を一つの場所で管理できます。
Excelや紙に分散した社員情報をひとつの場所にまとめて、人事管理をもっとシンプルに。